Las compañías deben investigar delitos respetando los derechos de los trabajadores.
En las entrevistas a empleados sospechosos conviene que esté su abogado.
Las medidas de cumplimiento normativo o compliance están invadiendo las empresas, que establecen normas internas para evitar, prevenir o investigar la posible comisión de delitos en su seno. Esto hace que se planteen numerosos interrogan tes sobre el modo en que se llevan a cabo las entrevistas a empleados y posibles testigos de actuaciones irregulares, así como hasta dónde puede llegar la actuación empresarial, sin que se vulneren derechos.
¿Puede, por ejemplo, la empresa acceder a la información de la agenda del móvil de los empleados? En una mesa redonda sobre Retos y tendencias del corporate compliance, organizada por Esade Law School, en colaboración con la Fundación Wolters Kluwer, Car los Zabala, counsel de litigación y resolución de disputas de Clifford Chance, ex plicó que es frecuente que los empleados incluyan en su agenda del móvil citas de trabajo entremezcladas con asuntospersonales. Esto im plica que la empresa pueda saber con todo detalle dónde ha estado el empleado en cada momento, llegando a contar a veces con mucha más información que la policía. Por eso, según apuntó, es importante que el trabajador conozca con precisión el uso que puede hacer de los me dios que la empresa pone a su disposición.
Respecto a las entrevistas a los empleados en el marco de lainvestigación, Zabala señaló que es muy difícil tomarle declaración a un empleado que se sabe o hay sospechas de que ha come tido un delito. Recomendó que el trabajador siempre tenga a su abogado delante, así como documentar estas entrevistas, ya sea por vídeo, audio o por escrito.
Dispersión normativa
Un gran reto para los responsables de cumplimiento normativo es gestionar la alta dispersión normativa. Espe – cialmente en sectores regulados como la banca. Elisa beth González, directora de Legal & Compliance en Morgan Stanley, explicó que su departamento analiza y rastrea todas las normas que puedan impactar al negocio de la compañía, así como la información que aparece en prensa, un trabajo del que suelen hacerse cargo abogados júnior. Posteriormente, un abogado más sénior hace un análisis de impacto en pro fundidad, analizando en qué áreas impacta, etc. Esta última tarea, según señaló, a veces se externaliza y la realizan abogados externos.
González explicó también que el compliance office debe reportar directamente al consejo de administración y no depender jerárquicamente de ninguna de las áreas de negocio sobre las que reporta.
Certificación
Por último, Lidón Safont, di rectora de compliance de Telefónica España, explicó cómo su compañía ha conseguido ser “la primera empresa del Ibex35 en obtener un certificado en compliance penal”, concretamente, el Certificado Compliance Penal UNE19601, concedido por Aenor. Explicó que se trata de una certificación voluntaria, alineada con los están dares internacionales más avanzados, y expuso cómo había sido el proceso de cer tificación, en el que hubo más de 30 entrevistas con res ponsables de la compañía. Un arduo trabajo que no termina cuando se obtiene la certificación, según apuntó, sino que exige la toma de medidas correctoras, así como auditorías periódicas en el futuro.
Retos del ‘compliance officer’
► Investigación. La regulación en torno al cumpli miento normativo hace que las empresas deban plantearse mecanismos y medidas internas para detectar la posible comisión de delitos.
► Trabajadores. El control de los medios puestos a disposición de los empleados, como móvil y ordenador, tiene lími tes. También es impor tante saber cómo hacer entrevistas a los posibles implicados.
► Dispersión normativa. Un gran reto para los responsables de cumplimiento es el gran número de normas que deben tener en cuenta.
► Independencia. El compliance officer debe reportar directamente al consejo de administración y no depender jerárquicamente de las áreas de negocio.